Niet-betalende klanten zijn geen klanten

Iedere ondernemer ziet graag zijn facturen op tijd betaald worden. Volgens de European Payment Index heeft 75% van de Nederlandse ondernemers te maken met slecht betalende klanten. Dit kost het Nederlandse MKB jaarlijks ongeveer tien miljard euro. Als ondernemer kan het uitblijven van een betaling een groot risico vormen voor de continuïteit van je bedrijf.

Betalingstermijn
Wat zijn nu eigenlijk de wettelijke regels met betrekking tot de betalingstermijn? De betalingstermijnen bij overeenkomsten tussen bedrijven en bij overeenkomsten tussen bedrijven en overheden zijn wettelijk vastgelegd.
Tussen bedrijven
• Als je contractueel niets regelt, moet de factuur uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst van de factuur worden betaald;
• In een overeenkomst mag een langere betaaltermijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken;
• Een betalingstermijn van langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is.
Tussen bedrijven en overheid
• Uiterlijk 30 dagen na de dag van ontvangst van de factuur moet worden betaald. Afwijken van deze termijn is vrijwel niet mogelijk.
Dit zijn de wettelijke regels, maar wat kan je als ondernemer doen als je klant niet tijdig betaalt?

Aanmaning, incassokosten en wettelijke rente
Een eerste stap is het versturen van een aanmaning. Alleen als je klant een consument is, is het versturen van een aanmaning verplicht. Gaat het om een bedrijf dan ben je als ondernemer niet verplicht om een aanmaning te versturen, maar is het wel een goede gewoonte.
Op de aanmaning mag je een standaardvergoeding voor incassokosten toevoegen. Daarnaast mag je ook wettelijke rente in rekening brengen. Natuurlijk zijn deze twee kostenposten wel aan regels gebonden. Voordat er incassokosten in rekening mogen worden gebracht, moet de schuldeiser eerst een aanmaning sturen met een betalingstermijn van minimaal 14 dagen (de 14-dagenbrief). In deze aanmaning moet een aankondiging van de gevolgen indien er niet op tijd wordt betaald staan en in het bijzonder de hoogte van de incassokosten die dan verschuldigd is.

De vergoeding die je mag toevoegen op het bedrag van de bestaande factuur, is een percentage van de rekening. Is je klant een bedrijf? Dan kan je in een overeenkomst hiervan afwijken. Heb je geen overeenkomst, dan geldt de wettelijke regeling.

De hoogte van de rente die je in rekening mag brengen is wettelijke vastgelegd. Bij leveringen aan bedrijven en overheid geldt de wettelijke rente voor handelstransacties. Bij leveringen aan consumenten geldt de wettelijke rente voor niet-handelstransacties. De wettelijke rente wordt telkens voor een half jaar vastgesteld door de Europese Centrale Bank.

Natuurlijk wil je niet met je klant in een conflictsituatie terechtkomen. Zo’n situatie brengt altijd kosten met zich mee, maar wat vooral van belang is; je raakt vaak je klant er door kwijt. Je probeert altijd met de klant in gesprek te blijven. De beslissing tussen je klant vriendelijk blijven verzoeken de factuur alsnog te betalen en hardere maatregelen nemen is lastig. De financiële experts van Unburden kunnen je hierin adviseren. Omdat een niet-betalende klant geen klant is en het in de toekomst ook niet gaat worden.

Gabrielle Willard